Gå till innehåll

Mötesteknik

Ibland är du med på ett möte i en förening som du tillhör eller vid någon annan sammankomst. Då är det viktigt att alla får komma till tals och möjlighet att säga sin mening. Man bör hinna med att behandla de viktiga frågor som ska tas upp. Men man bör också sluta i tid, innan deltagarna blir trötta och vill gå hem.

Efteråt ska alla helst tycka att det har varit en trevlig sammankomst och att man har kommit överens om någonting betydelsefullt. Därför har det utvecklats regler och traditioner för hur ett möte ska gå till.Mötesteknik

Fem goda råd

Man kan lägga upp mötesförhandlingar på olika sätt. Spelreglerna för hur man fattar beslut på ett demokratiskt sätt kan varieras. Men det är alltid bra att veta inte bara hur reglerna och traditionerna är, utan också varför. Här är fem goda råd som kan vara bra att ha som utgångspunkt när man ska försöka förstå de spelregler som brukar användas och förstå varför de ser ut som de gör. Eller när man ska försöka ändra reglerna för att de ska passa under olika förhållanden.

1. Hänsyn till många

Man bör nå fram till beslut som så många som möjligt kan ställa upp på och känna att de stöder. Det ska kännas att alla försöker ta hänsyn till varandra. Då ökar stödet för demokratin som idé och arbetsform. Helst ska man naturligtvis försöka komma fram till beslut som alla kan vara överens om.

I många afrikanska byar hade man förr seden när man skulle fatta beslut att de vuxna männen samlades under ett stort träd mitt i byn. Där diskuterade de tills de kunde fatta ett beslut som alla var helt eniga om. Där blev aldrig någon nerröstad, alla försökte ta hänsyn till varandra. Och vid mötesförhandlingar kan ju inte det yttersta målet vara att man ska vinna över någon eller några andra utan att man ska komma fram till så bra beslut som möjligt som så många som möjligt kan vara nöjda med.

Men i vårt moderna samhälle kan man sällan gå så långt i hänsynstagande som man gjorde ”under trädet i byn”. Man kan inte diskutera i all oändlighet. Man måste också komma till beslut och handling. Annars tappar folk tron på och respekten för demokratin. Man måste göra en rimlig avvägning mellan hänsyn och effektivitet. Till sist måste man kunna fatta beslut där majoriteten får bestämma.

2. Öppet för förslag

Alla ska kunna komma med förslag. Var och en som kommer med ett förslag ska kunna känna att det tas på allvar av de övriga. Och varje förslag ska tas upp till behandling. Vi ska inte visa nonchalans mot varandra, det vore dålig demokrati!

3. Chans att ta ställning

Alla ska ha en god chans att ta ställning: tillräcklig information, tid att tänka, möjlighet till tankeutbyte med andra. Alla bör ha fått kallelse till mötet i god tid, fått veta när och var mötet ska hållas. Och tid och plats för mötet bör väljas så att så många som möjligt har lätt att komma. Så långt som möjligt bör alla få veta i förväg vilka frågor som ska behandlas (vad som står på dagordningen, det vill säga på listan över frågor som ska tas upp vid ett möte). Då har var och en god chans att vara med när frågor som man anser vara viktiga ska behandlas.

Alla bör få bästa möjliga beslutsunderlag – information om vad de olika förslag innebär som förs fram vid mötet. Alla måste få säga precis vad de vill om de förslag som man ska ta ställning till och chans att lyssna till argument från andra, innan man fattar beslut.

Exempel på dagordning vid styrelsemöte

  1. Mötets öppnande, fastställande av dagordning
  2. Val av ledamot att justera protokollet
  3. Ansökningar om inträde och utträde
  4. Kassören rapporterar
  5. Inkomna skrivelser
  6. Förslag om inköp
  7. Hänt sen sist i föreningen
  8. Kommande fester och aktiviteter
  9. Studieverksamheten
  10. Övriga frågor (som inte anmälts i förväg)
  11. Mötet avslutas

4. Tydliga alternativ

Om man inte kan bli helt överens om ett beslut så ska alla förslag, efter diskussion och tankeutbyte, redovisas så att alla kan välja mellan dem. Innebörden av varje förslag
ska stå klar för alla! Om det förslag som jag själv tycker allra bäst om inte kan få tillräckligt stöd utan röstas ner, så ska jag ändå ha möjlighet att välja mellan de övriga förslagen, om det
finns mer än ett.

5. Tillförlitliga beslut

En person – en röst, det är en regel som måste gälla fullt ut vid demokratiska beslut. Det är viktigt att man har sådana arbetsformer vid mötet att detta garanteras. Omröstningar ska skötas noggrant så att alla kan lita på att resultatet är riktigt och rättvisande och att allt har gått rätt till. Därför räcker det med att en enda deltagare begär det för att en omröstning eller rösträkning ska genomföras.

Det här är några principer som troligen alla känner att de är naturliga och rimliga och att det är vettigt att försöka följa. Genom att man gör klart för sig principerna och varför man följer dem blir det lättare för alla att förstå olika inslag i det som vi kallar för mötesteknik. Det ska inte finnas en enda regel som man inte förstår varför den finns! Det blir lättare att variera reglerna så att de passar i olika slags situationer om man har klart för sig själva syftet med dem.

Årsmötet

I nästan alla föreningars stadgar står det när föreningen ska hålla årsmöte – till exempel senast under mars månad. Årsmötet är ett mycket viktigt medlemsmöte. Då ska medlemmarna
granska hur styrelsen har skött sitt uppdrag under det år som gått och bestämma vilka personer som ska vara med i styrelsen under det verksamhetsår som kommer. Det brukar stå i stadgarna att följande punkter alltid måste tas upp vid årsmötet:

  • Styrelsens och revisorernas berättelser för föregående år.
  • Frågan om styrelsen kan beviljas ansvarsfrihet för föregående år.
  • Val av ledamöter i styrelsen samt revisorer för det kommande året och suppleanter (=ersättare) för dessa.

Val av valberedning (som ska förbereda olika val som ska göras av föreningen under det kommande året och vid nästföljande årsmöte – valberedningen ska ta fram förslag till lämpliga kandidater vid dessa val).

Ibland står det i stadgarna hur många av styrelsens ledamöter som minst ska vara närvarande vid ett styrelsemöte för att styrelsen ska ha rätt att fatta beslut. Praxis är annars att minst hälften av antalet ordinarie ledamöter ska vara med. Om en ordinarie ledamot ersätts av en suppleant räknas därvid denna precis som en ordinarie ledamot.

Exempel på dagordning vid årsmöte

  1. Mötets öppnande, fastställande av dagordning
  2. Fastställande av röstlängd
  3. Fråga om årsmötet har blivit rätt utlyst (det vill säga om kallelse har sänts ut på rätt sätt och i rätt tid – regler för detta står i många fall i föreningens stadgar)
  4. Val av funktionärer för årsmötet
  5. a) ordförande som ska leda årsmötet
    b) sekreterare som ska skriva årsmötets protokoll
    c) två personer som ska justera protokollet
    d) två rösträknare
  6. Styrelsens verksamhetsberättelse, inklusive ekomisk berättelse
  7. Revisorernas berättelse
  8. Fastställande av den ekonomiska berättelsen (resultat- och balansräkning)
  9. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen
  10. Förslag från styrelsen och medlemmarna (motioner)
  11. Val av ledamöter i styrelsen och ersättare för dessa
  12. Val av revisorer och ersättare för dessa
  13. Övriga val (till exempel. kommittéer inom föreningen, representanter för föreningen i olika organ och valberedning för det kommande året).
  14. Övriga frågor
  15. Årsmötets avslutning

Kommentarer:

Punkt 4: Till ordförande och sekreterare för mötet bör man helst inte välja någon som har tillhört styrelsen under det år som har gått.

Punkt 9: Förslag och motioner som ska behandlas ska helst vara beredda av styrelsen och utskickade till medlemmarna i förväg, till exempel om styrelsen lägger fram förslag till verksamhetsplan för det kommande året. Det är god sed att man vid årsmöten inte fattar beslut i frågor som väcks direkt vid mötet. Medlemmarna ska i varje fall känna till vilka frågor
som ska behandlas utöver de vanliga årsmötesfrågorna – de bör i så fall anges på kallelsen.

Punkt 13: Av detta följer att man helst inte ska fatta beslut om sådant som tas upp under ”Övriga frågor”. Man kan väcka nya frågor som kan tas upp vid ett kommande möte, man kan föra en allmän diskussion och man kan lämna olika slag av information under den här punkten.

ur boken Mötesteknik av Bo Elmgren


  • Dela artikel
  • Skriv ut

Senast ändrad den 25 november 2013.

Beställa material

Texterna på sidorna som handlar om föreningskunskap är utdrag från Bilda Förlags Föreningsserie där det ingår titlarna ”Föreningsboken”, ”Mötesteknik”, ”Valberedningen”, ”Ordföranden”, ”Sekreteraren” och ”Revisorn”. Är du intresserad av en del av eller hela serien finns den att köpa i Bilda Förlags webbutik, (sök på bokens titel).