Gå till innehåll

Sekreteraren

Vad krävs av en bra sekreterare? Först och främst ska förstås en sekreterare ha förmågan att kunna uttrycka sig begripligt i skrift. Men för att kunna göra det är det värdefullt med en rad andra egenskaper och talanger:

Kunskap om lagar, stadgar, förening

Sekreteraren av Sune KarlssonOftast är det bra om man till sekreterare utser någon som varit med ett tag i föreningen eller har erfarenheter från annan föreningsverksamhet.

Noggrannhet

Eftersom sekreteraren ofta blir den i föreningen som förväntas ”hålla reda” på de övriga behöver han/hon en stor portion ordningssinne, tålamod och vana vid att handskas med pärmar, disketter och papper på ett naturligt sätt. Annars kan uppdraget som sekreterare bli en plåga i längden – såväl för sekreteraren själv som för övriga i styrelsen och föreningen.

Kunna lyssna

För att kunna återge vad andra säger och beslutar krävs det att man är bra på att höra det viktiga som sägs i en diskussion – och kanske att man kan slå dövörat till för det oviktiga. Som sekreterare får man inte heller vara rädd för att fråga, om diskussionerna är alltför otydliga.

Analysförmåga

Allt som sägs på ett möte kan inte komma med, ens i det mest utförliga protokoll, utan det gäller för sekreteraren att kunna urskilja det som är betydelsefullt att dokumentera. Första gallringen görs redan med hjälp av anteckningstekniken vid mötet. Det gäller också att kunna skapa en bra minnesbild av mötet och så snart som möjligt efteråt teckna ner det viktiga.

Objektivitet

Naturligtvis har sekreteraren liksom alla andra medlemmar rätt att yttra sig. Men det kan vara svårt att delta intensivt i en diskussion och samtidigt noggrant lyssna in vad som sägs. De egna synpunkterna och inläggen får inte färga protokollet, speciellt när mötesbesluten inte helt stämmer överens med sekreterarens egen uppfattning. Det är på sådana punkter som proffsigheten avslöjas.

Vara anpassningsbar

Möten kan ske i de mest skiftande miljöer, protokollskrivandet likaså. Det gäller att ändå hålla huvudet kallt och pennan i styr, att inte låta sig ”skrämmas” av omständigheterna. Det gäller också för sekreteraren att anpassa sig till typen av möte. Det ställs olika krav på protokollförandet beroende av om det är ett allmänt informationsmöte i en förening, ett temamöte, ett styrelsemöte där direkta beslut fattas eller om det är föreningsstämma/årsmöte vars dagordning noggrant regleras av stadgarna.

Det är också skillnad på mötets betydelse, beroende på nivån i organisationen. I den lilla lokala föreningen känner sekreteraren alla medlemmar och är väl förtrogen med alla frågor som kommer upp på ett möte. Blir man utsedd till sekreterare i en större organisatorisk enhet, till exempel ett distrikt, ställs genast större krav på att försöka sätta sig in i nya förhållanden och bekanta sig med personer man inte träffat tidigare – och att försöka förstå deras inlägg.

Kreativitet och nytänkande

En bra sekreterare är ofta den katalysator som får allt att fungera och utvecklas i en förening. Även om själva protokollsskrivandet styrs av ganska formella regler, finns chanser att utveckla användning av ny teknik. Sekreteraren kan till exempel ofta vara den som tar initiativ till att utveckla föreningens datoranvändning eller till att hitta nya metoder för information. Alla idéer för sekreterarens arbete som presenteras i boken passar inte för alla typer av föreningar och för alla nivåer i organisationen. Välj själv vad du tycker att du har nytta av.

På alerten med pennföringen

Hur ska sekreteraren bete sig under mötet? Måste en bra sekreterare sitta helt tyst och ordagrant skriva ner allt som sägs? Kan sekreteraren delta i debatten? Hur ska man hinna notera tillräckligt mycket för att protokollet ska bli korrekt?

För den nye sekreteraren är det säkert mängder av frågor som far genom hjärnvindlingarna. Men som i så många andra sammanhang så klarnar det mesta när man varit med ett tag. I de flesta föreningar är uppgiften som sekreterare relativt lätt att överblicka, även om det till en början kan kännas betungande med en del av de formella krav som finns.

Med andra ord: Det är bara att sätta igång, så ökar färdigheten i takt med de regelbundna övningar som verksamheten ger tillfälle till. Sekreterarens uppgift under mötet är, kortfattat uttryckt, att lyssna noga till vem som säger vad och att föra sådana anteckningar att man efteråt har hjälp av dem när protokollet ska skrivas.

Kanske är det just antecknandet som skrämmer den ovane sekreteraren. Skrivkrampen infinner sig ganska snabbt, när man märker att pennan inte hinner forma alla ord som strömmar ur munnen på mötesdeltagarna. Och medan man försöker komma ihåg vad föregående talare sa, så missar man nästa inlägg. Paniken börjar sprida sig i maggropen. Men det gäller ”bara” att hitta en smidig teknik som ökar självförtroendet. Här följer några knep att använda, innan du kommit på egna:

Använd inte alltför stort papper. Ett A5- block är mer lätthanterligt än A4, när man dessutom ska hålla ordning på en massa andra papper på en oftast ganska begränsad bordsyta.

Många tycker det är praktiskt med lösa, hålslagna papper i en pärm eller arbetsmapp istället för limmade block – för att inte tala om kollegieblocken med spiralrygg och perforering.

Förbered anteckningsblocket genom att skriva rubrikerna för dagordningens olika punkter överst på var sina papper. På vissa frågor kanske du också kan skriva förväntade underrubriker som ledord i kanten att komplettera med text efter hand som punkterna diskuteras på mötet.

Välj en penna som det går att skriva något så när tydligt och prydligt med. Blyertspennor med stift eller bläckpennor med fin spets är bra alternativ. Ta gärna med ett par extrapennor till mötet.

Är du väl bekant med datorn och har tillgång till en bärbar sådan, kan det vara en bra idé att arbeta med den direkt vid mötet. Kanske känns det ovant till en början, och förmodligen behöver du ha även papper och penna i beredskap. Men när du tränat upp dig kan det gå snabbare att skriva ut protokollet och du kan jobba upp större säkerhet i att få med den korrekta ordalydelsen i de viktigaste besluten. När du jobbar med datorn vid mötet kan du enkelt förbereda för dina anteckningar vid dagordningens olika punkter.

Använd initialer för namn och förkortningar för ord som återkommer ofta. Det är inte så många förunnat att behärska riktig stenografi, men det är helt OK att hitta på sitt eget system för ”snabbskrivning”.

Några nyttiga exempel:
bg budget
ptk protokoll
bsl beslut/besluta
rdv redovisning
dsk diskussion
rev revisor
fn förening
sc studiecirkel
gm genom
sek sekreterare
pj protokollsjusterare
str sammanträde
of ordförande
sty styrelse
prg program
fsl förslag, föreslår
utr utredning
möte
bdl bordläggning
info information
mdl medlem
ka kassör
rsv reserverar
yr yrkar
do dagordning

Förkortningarna är dina interna hjälpmedel och du kan göra listan hur lång du vill. Naturligtvis ska förkortningarna inte återges i protokollet.

Olika sätt att skriva protokoll

Ett protokoll ska ge besked om vad som förekommit vid sammanträdet, men ambitionerna kan vara mycket olika. Lagen föreskriver inte hur noggrant protokollet behöver vara. Man kan skilja mellan följande typer:

Beslutsprotokoll, som enbart återger de beslut som fattats. Deltagarnas åsikter finns inte med i protokollet annat än om någon reserverat sig mot beslutet.

Diskussionsprotokoll, som förutom besluten mer eller mindre utförligt redogör för vad deltagarna sagt i olika ärenden och vilka yrkanden som framförts.

Referatprotokoll, en variant av diskussionsprotokollet där man kortfattat tar med redogörelser som gjorts vid mötet, till exempel en rapport från en projektgrupp. Ofta är det dock smidigare att lägga med gruppens rapport som bilaga till protokollet.

Kombinationsprotokoll. Idag säger man ju i de flesta föreningar att det är tillräckligt med ett beslutsprotokoll.

I praktiken blir det dock ofta något som ligger mitt emellan besluts- och diskussionsprotokoll.

Protokollets innehåll

Oavsett vad mötet gäller finns det alltid ett antal inledande punkter som måste finnas med i ett protokoll:

Mötets ändamål: Det ska klart framgå om det är styrelsemöte, föreningsstämma, extra stämma eller annan typ av möte.

Tid och plats.

Närvarande: I protokoll från styrelsemöten ska det alltid anges vilka som varit närvarande. Om någon anlänt sedan mötet börjat eller inte deltagit under behandlingen av vissa paragrafer ska detta anges. Annars kan en ledamot komma att stå ansvarig för beslut som han eller hon inte deltagit i. Genom att räkna upp de närvarande bevisar man också att styrelsen varit beslutsmässig. I protokollet bör även anges om någon ledamot ersatts av suppleant eller om adjungerad ledamot deltagit i behandlingen av någon av dagordningens punkter.

I föreningsmötets eller årsstämmans protokoll kan de närvarande anges genom att man bifogar en förteckning, framtagen genom upprop eller genom att varje närvarande fått anteckna sitt namn på en lista. Om det på stämmans/årsmötets dagordning finns punkter
som gäller stadgeändringar kan det vara bra att kunna bevisa att tillräckligt många medlemmar deltagit. Annars kan det räcka att man bara skriver något i den här stilen: ”På mötet deltog ett tjugotal medlemmar.”

Övriga formaliteter: Som regel finns ytterligare några inledande punkter av standardkaraktär på dagordningen att återge korrekt i protokollet. Hit hör till exempel frågan om mötet blivit utlyst i stadgeenlig ordning, godkännandet av dagordningen, eventuellt val av mötesordförande och sekreterare samt vem/vilka som utses att jämte ordföranden justera protokollet. Om stadgarna tillåter fyllnadsval under året, till exempel på grund av avsägelser eller sjukdom, bör dessa också läggas tidigt i dagordningen.

ur boken Sekreteraren av Sune Karlsson


  • Dela artikel
  • Skriv ut

Senast ändrad den 25 november 2013.

Beställa material

Texterna på sidorna som handlar om föreningskunskap är utdrag från Bilda Förlags Föreningsserie där det ingår titlarna ”Föreningsboken”, ”Mötesteknik”, ”Valberedningen”, ”Ordföranden”, ”Sekreteraren” och ”Revisorn”. Är du intresserad av en del av eller hela serien finns den att köpa i Bilda Förlags webbutik, (sök på bokens titel).