Att tänka på före mötet
Ha en bra planering av syftet med mötet och vad ni förväntas åstadkomma. Förbered deltagarna, de behöver veta om de ska läsa igenom några dokument på förhand eller om de förväntas bidra med något särskilt under mötets gång.
Skicka ut kallelse och mötesagenda i god tid med all relevant information (pin-kod, webblänkar, programvara/app samt minimikrav på teknisk utrustning). Skicka även med dokument som kan behövas under mötet.
Det kan vara en bra idé att spela in mötet. På så sätt kan de som inte kunde delta se ert möte i efterhand.
Checklista för digitala möten:
- Anslut 10 minuter före utsatt tid
- Använd hörlurar med mikrofon
- Testa ljudet innan mötet börjar
- Börja mötet på utsatt tid och håll tidsplanen i mötet
- Se till att det finns en mötesledare som håller struktur och fördelar ordet
- Utse någon som för korta anteckningar till ev. mötesprotokoll
- Börja med en hej-runda så att alla får presentera sig
- Använd gärna kamera och håll ögonkontakt
- Mötesledare får gärna involvera alla deltagare, så att alla är aktiva, får bidra till samtalet och håller koncentrationen
- Den som inte pratar får gärna stänga av sin mikrofon (mute), så att inte bakgrundsljudet från alla deltagare stör
- Håll mötet kort, ungefär 45 minuter
- Om mötet behöver hålla på en längre tid, se till att ta pauser
- Fråga varandra och lär av varandra!
Verktyg att hålla digitala möten med
Välj ett verktyg som du är bekväm med och som andra har eller kan få tillgång till. Om deltagarna behöver ladda ner programvara före, meddela det i god tid. Testa programmets funktioner innan mötet, se till att ljud och bild fungerar.
Några mötesverktyg är:
- Microsoft Teams: Programvara/app, video/samtal, skärmdelning, chattfunktion, dokumentdelning.
- Skype: Programvara/app, video/samtal, skärmdelning, chattfunktion, dokumentdelning.
- Zoom.us: Programvara/app, video/samtal, skärmdelning, chattfunktion, dokumentdelning.
- Google Meet: Webbaserat, video/samtal, skärmdelning, chattfunktion, dokumentdelning.
- Vote.it: System för att kunna hålla just årsmöten!
Att tänka på efter mötet
Skicka ut/hänvisa till mötesanteckningar/protokoll samt det inspelade mötet, med både de som deltog och de som inte kunde delta. Be om deltagarnas feedback, lär av varandra och fortsätt att testa er fram!