Checklista: till cirkelledare och cirkeldeltagare

• Fördjupa dina kunskaper: 
  Att leda en cirkel i digital miljö är inte samma sak som att leda en cirkel i analog miljö. ABF har tagit fram en cirkelledarutbildning för den digitala cirkelledaren, du hittar den här (pdf). Ta kontakt med ditt lokala ABF för att gå våra cirkelledarutbildningar. 

• Öva tekniken med deltagarna: 
  Planera in ett testtillfälle med deltagarna innan ni genomför er första riktiga cirkelträff. Vid testtillfället märker du vad som är svårt och vad du särskilt behöver tänka på för att alla ska känna sig inkluderade. En bra övning att göra vid en testträff är en presentationsrunda. Du kan som cirkelledare även testa de funktioner du planerar att använda längre fram, exempelvis delad skärm, chattfunktionen eller att länka delade dokument. 

• Var tydlig med tekniska förväntningar: 
  Även de digitalt vana har olika erfarenheter av digitala möten och olika normer med sig. Inför er första träff är det klokt att skicka ut en kort information om tekniken till alla. Ta upp sådant som var de hittar länken till mötet och hur de ansluter. Informera också om att de ska ansluta en stund innan ni börjar, att de ska stänga av ljudet på sina mikrofoner och om när de att ha sin kamera påslagen. Bifoga även ditt telefonnummer så att deltagarna kan nå dig om tekniken strular.  

• Flippa presentationen: 
  Inför er första riktiga träff kan du testa metoden ”flippad cirkel” som vi skriver mer om i vår digitala guide. Ett moment som ni kan flippa, är presentationen. Dela ett dokument på er gemensamma yta i Teams och be deltagarna gå in och svara på frågorna i dokumentet. Ställ frågor om vilka deltagarna är och vilka förväntningar de har. Vid er första träff kan ni köra en kortare namnrunda och sammanfatta förväntningarna.  

• Håll tiden och pauser: 
  Digitala träffar är mer ansträngande för oss än analoga, vi tappar lättare fokus och kan bli mer rastlösa. Börja och avsluta därför i tid. Träffarna bör kanske vara kortare men något fler? Planera in som längst en timme utan paus, men ta gärna korta avbrott mitt i för kaffepåfyllning eller toalettbesök.  

• Gemensamma regler och tydlig struktur: 
  Den digitala miljön behöver andra regler än den analoga. Gå genom vilka regler ni vill ha under er första träff. Lägg reglerna i ett dokument i er gemensamma yta. Ta upp sådant som hur man begär ordet, när kamera och mikrofon ska vara igång, om ni ska stänga av notifikationer i mobiler och datorer och annat som känns relevant. Du som cirkelledare behöver ta ansvar för strukturen under cirkeln. Var tydlig med var ni befinner er i cirkelns faser, vad som kommer härnäst och hur deltagarna kan bidra.   

• Direkt feedback: 
  I den digitala miljön får vi inte på samma sätt kontakt med varandra som när vi möts i ett rum. Du som cirkelledare behöver tänka på detta och kan till exempel ha din mikrofon och kamera igång när deltagarna pratar för att kunna kommentera, nicka eller bekräfta på annat sätt. Tänk också på att emellanåt stämma av om alla är med i processen eller samtalet. Ett sätt kan vara att be deltagarna kommentera i chatten med en symbol eller korta ord, ett annat kan vara att använda kroppsspråk.  

• Deltagarnas inre dialog: 
  En viktig del av lärandet handlar om att få igång deltagarnas inre dialog. Det kan handla om att ge utrymme för reflektion efter en genomgång av information eller efter ett långt samtal. Ta små mikropauser och be deltagarna individuellt skriva ner sina tankar och reflektioner.  

• Ta hand om varandra: 
  Att studera på distans är inte alltid enkelt och många kan känna sig ensamma i sitt lärande. Kom ihåg att berömma varandra för era digitala insatser. Kom också ihåg att använda de deltagare som kan mer som resurser för de som kan mindre.   

• Utnyttja tekniken: 
  Det finns digitala verktyg för omröstningar, visualisering av diskussioner och temperaturmätningar. I vår digitala guide listar vi metoder och verktyg för digitala studiecirklar men också möten och konferenser. Nyttja den teknik som finns för att skapa en kreativ och lärande miljö.  

• Sammanfatta och anteckna: 
  Det kan vara klokt att utse någon som för anteckningar över diskussionerna ni har under träffen, rotera gärna ansvaret mellan olika personer vid träffarna. Det är en fördel att göra anteckningarna i ett delat dokument. Ni kan utgå från anteckningarna i slutet av träffen och göra en kort runda där deltagarna får göra inspel till nästa träff.  

Efter cirkeln  

• Ta hand om relationerna: 
  En utmaning med den digitala miljön är avståndet. När vi sitter i samma rum kan vi prata på rasterna, ha ögonkontakt och på andra sätt knyta an till varandra. I den digitala miljön missar vi lätt de momenten och måste arbeta mer för att få kontakt. En enkel sak du som cirkelledare kan göra är att höra av dig till deltagarna efteråt. Fråga dem hur dagens träff var, hur de mår och vad de hoppas på inför nästa träff.  

• Skicka ut en sammanfattning: 
  Mycket kommer sägas och tänkas under cirkeln och många deltagare uppskattar att få en sammanfattning. Kanske skrevs det tips i chatten? Skicka ut sammanfattningen via mejl eller via en delad länk. Skicka även med eventuella powerpoint-presentationer, tipsen som kom upp och annat material ni använt er av.  

• Utvärdera er cirkel: 
  När hela cirkeln är slut utvärderar ni den tillsammans. Detta för att du som cirkelledare, och ABF som arrangör, ska veta vad som blev bra och vad som kan utvecklas i nästa cirkel. Ställ frågor om delaktighet, samtalsklimat och bemötande, men också om måluppfyllelse, lärandet och infriande av förväntningar. Kom ihåg den viktiga frågan: Skulle du rekommendera någon du känner att gå vår studiecirkel? Det finns många digitala verktyg att använda för utvärdering och omröstningar, några hittar du listade här.  

• Bekanta dig med tekniken: 
  Lär dig om tekniken ordentligt, lägg en stund på att bekanta dig med Teams och din cirkels dokument och digitala struktur. Utgå från guiden ”Deltagare i ABFs digitala studiecirklar via Microsoft Teams”.  

• Delta på teknikövning: 
  Cirkelledaren kommer sannolikt bjuda in dig och de andra cirkeldeltagarna till en övningsträff där ni får tillfälle att testa tekniken tillsammans. Även om du är en van användare av tekniken, och har deltagit i många digitala möten tidigare, är det klokt att delta vid träffen. Tänk på att inte alla har samma erfarenheter och att ni ska bygga en grupp tillsammans.  

• Erbjud stöd: 
  Om du är en erfaren digital användare kan du erbjuda de som är mindre erfarna tips och trix på ett ödmjukt och inkluderande sätt. Erbjud dig att träffas online en extra gång innan träffen och visa hur du brukar göra i digitala möten och cirklar.  

• Ta reda på de tekniska förväntningarna: 
  Cirkelledaren kommer säkert mejla ut sina tekniska förväntningar inför er första träff. Läs in dig på dem och se till att försöka följa dem. De finns till av en anledning. Digitala möten är lite mer utmanande än analoga, det är till exempel smart att ha sin mikrofon avstängd om man inte pratar och ha sin kamera på, det blir mycket trevligare när man ser varandra.  

• Gör övningarna inför: 
  Kanske ber cirkelledararen alla deltagare presentera sig i ett gemensamt dokument, titta på en film eller göra någon annan övning inför första träffen. Lägg tid på de övningarna! Cirkelledararen har en pedagogisk tanke med sitt upplägg.  

• Håll tiden och pauser: 
  Digitala träffar är mer ansträngande för oss än analoga, vi tappar lättare fokus och kan bli mer rastlösa. Hjälp till så att ni kan starta och avsluta vid utsatt tid. Ta gemensamt ansvar för att ta korta pauser, kanske kan ni ta en gemensam fika en stund? 

• Direkt feedback: 
  I den digitala miljön har vi inte på samma sätt kontakt med varandra. Se till att bekräfta de andra deltagarna i gruppen genom att skriva i chatten eller, om ni alla har era kameror på, nicka när andra pratar. Det är också viktigt att försöka bekräfta varandra genom att bygga vidare på det som sagts tidigare under samtalet, till exempel: ”som du tidigare sa är det viktiga …”. 

• Ta hand om varandra: 
  Att studera på distans är inte enkelt och många kan känna sig mer ensamma i sitt lärande. Kom ihåg att berömma varandra för era digitala insatser. Kom också ihåg att hjälpa varandra med tekniken och lärandet.  

• Skapa en bra digital arbetsmiljö: 
  För att behålla uppmärksamheten under ett digitalt möte behöver din arbetsmiljö vara bra. Se till att sitta ostört, använd gärna hörlurar med mikrofon för att kunna stänga ute annat ljud och fokusera på vad som sägs under cirkeln. Stäng ner andra program du har igång under mötet och försök undvika att kolla mejlen, Facebook och annat som kan flytta fokus från samtalet i cirkeln.  

• Ta hand om relationerna: 
  En stor utmaning med den digitala miljön är avståndet. När vi sitter i samma rum kan vi prata på rasterna, ha ögonkontakt och på andra sätt knyta an till varandra. I den digitala miljön missar vi lätt de momenten och måste arbeta mer för att få kontakt. En enkel sak du som deltagare kan göra är att skriva något i ert gemensamma forum, för att hålla kontakten vid liv. Om ni inte har ett gemensamt forum fungerar mejl eller sms lika bra.   

• Delta i utvärderingen: 
  När hela cirkeln är slut utvärdera ni den tillsammans. Detta för att cirkelledaren och ABF ska veta vad som blivit bra och vilka delar som kan utvecklas i nästa cirkel. Lägg en stund på den utvärdering som skickas ut och försök formulera dig utvecklande om sådant som inte varit bra. Fundera genom syftet med cirkeln och på om du tycker att det uppfylldes. Kanske kan du även tipsa cirkelledaren, och arrangören, om andra cirklar du skulle vilja att de genomför.