Hoppa till huvudinnehåll

Checklista för digitala styrelsemöten

Checklistan nedan ska ses som ett verktyg för dig och din organisation att förbereda, genomföra, leda och följa upp verksamhet och arbete effektivt i ett digitalt mötesrum gällande styrelsemöten.

Möten är ständigt återkommande inslag i ideella engagemang och vi har en stor vana av fysiska möten. Däremot uppstår det ofta frågetecken när möten flyttas till en digital arena. Trots att tekniken har förbättrats, finns det många som har erfarenhet av dåligt genomförda distansmöten.

Det gäller att tidigt i planeringen fokusera på om alla deltagare har kunskap om och tillgång till teknik, bra internetuppkoppling, hur vara aktiv under mötet och hur driva och besluta om aktuella frågor. Styrelsemöten ska vara beslutsfattande och inte arbetsmöten. Fokus ska vara på att komma vidare genom att prioritera eller göra andra val. De som närvarar ska ha mandat att fatta beslut. Andra möten har andra fokus, vilket måste framgå med tydlighet och också ges möjlighet att använda sig av. Resultatet från varje typ av möte, är en del i att uppnå organisationens mål och långsiktiga vision.

Checklistan nedan ska ses som ett verktyg för dig och din organisation att förbereda, genomföra, leda och följa upp verksamhet och arbete effektivt i ett digitalt mötesrum gällande styrelsemöten.

Förberedelser är A och O

  • Har alla tillgång till de olika tekniska lösningarna/plattformarna? Är mötesdeltagarna digitalt vana/ovana?
  • Samla all relevant information för mötet i ett e-postmeddelande i god tid till styrelseledamöterna. Informationen kan vara allt från syftet med styrelsemötet, tekniska lösningar och hjälpmedel, hur mötet kommer att gå till, tidsplanering, handlingar inklusive beslutsunderlag.
  • Var tydlig i möteskallelsen om vad som kommer att ske och hur det ska ske. Besvara frågor som uppkommer i ett tidigt skede, t ex hur kan ledamöter påverka innehållet? Hur begär man ordet? Ska det vara tidsbegränsning av inlägg och första- och andratalarlista? Hur går det till att fatta beslut? Vad händer om någon behöver avvika från mötet? Hur visas dokument, chattfunktion, webbkamera, annat praktiskt t ex? Glöm inte bifoga telefonnummer och e-postadress för kontakt.
  • Underlätta för deltagarna vid behov med en enkel information steg- för steg med inloggning, tekniska instruktioner etc.
  • Erbjud en tid/förmöte att testa teknik och miljö för mötet.
  • Informera om hur viktigt det är att stänga av ljud/mikrofon.
  • Dagordningens innehåll - viktigt att tänka på är att ett styrelsemöte ska vara beslutsfattande och inte ett arbetsmöte.
  • Tidsbegränsa mötet.
  • Viktigt med rutiner för att spara tid, t ex att utse mötesledare (om inte ordförande kan/ska leda mötet), mötessekreterare och justerare innan mötet.
  • Undvik långa rapporteringar- be ledamöterna skicka in information/rapporter i förväg och lyft endast relevanta frågor.
  • Förbered förslag till beslut.
  • Upprätta regler för hur ni löser talarordningen. T ex kan man använda chatten i uppkopplingen för att begära ordet. 
  • Det är bra att utse en person som, förutom sekreteraren, kan stödja ordförande att hålla ordning på talarlistan.

Under mötet

  • Koppla upp dig i god tid till mötet.
  • Hälsa alla välkomna, berätta vem som leder mötet och vilket mandat det innebär (vid annan än ordförande). Slå gärna på kameror i hälsningsrundan. Om någon inte kan/vill avstå är det bättre att alla avstår för att inte skapa en exkluderande situation.
    • Inled gärna mötet med en genomgång av det arbetssätt mötet ska ha, talarordning, vilka är på plats (alla kanske inte syns i rutan). 
    • Påminn om avslutningstid för mötet.
    • Ljudet - informera om att ljudet ska vara avstängt när andra pratar och använd headset/extern mikrofon för att undvika rundgång.
    • Berätta kort om hur mötet ska gå till i praktiken- hur begära ordet, eventuellt tidsbegränsning av inlägg och första- och andratalarlista, hur går det till att fatta beslut, vad händer om någon behöver avvika från mötet, hur visas dokument, chattfunktion, webbkamera, andra praktiska frågor t ex.
    • Ropa upp styrelseledamöterna. Beslutsmässiga?
    • Vem skriver protokoll/justerar?
    • Var uppmärksam så att alla känner sig delaktiga.
    • Håll fokus på vad som ska beslutas/prioriteras.
    • Tydliggör/upprepa beslutsförslag.
    • Vem som gör vad gällande beslutet?
    • Var tydlig med när mötet är avslutat.

Efter mötet/uppföljning

  • Utvärdera mötet - ställ frågor till mötesdeltagarna via e-post. Hur upplevde du mötet? Vad gick bra, mindre bra, att tänka på till nästa gång?
  • Protokollet - genomgång av vad som ska utföras och av vem.

Genom att skicka ut handlingar i god tid, ha en välfungerande kallelsestruktur och genom att arbeta med digitala lösningar skapar vi förutsättningar för de beslutsfattande mötena. Det gör det lättare att engagera även den mest upptagna eldsjälen. Med eldsjälarna på plats säkerställer vi ett starkt engagemang och stora mängder energi som sedan kan driva föreningen framåt.

För mer inspiration, rekommenderas boken ”Distansmöten” från Idealistas förlag. Boken går att beställa i ABFs webbutik.