Årsmöte i Coronatider
Föreningens årsmöte skulle ha genomförts senast en viss månad enligt föreningens stadgar. Hur går föreningen, som ännu inte har haft årsmöte, till väga nu i Coronapandemitider när det är förbjudet med allmänna sammankomster för 50 eller fler personer? Kan föreningen frångå sina stadgar som säger att årsmötet måste genomföras inom en viss tid?
En förening kan, utifrån det extraordinära läge som råder, frångå sina stadgar när det gäller årsmöten. Regeringens beslut är överordnat föreningens stadgar angående att årsmötet ska ske innan en viss tid och på ett visst sätt. Föreningarnas styrelser får besluta om årsmötet ska skjutas upp eller om det går att genomföra digitalt. Om så sker ska medlemmarna informeras tydligt.
Den nu valda sittande styrelsen får vid ett beslut om framflyttat årsmöte ett fortsatt uppdrag att förvalta föreningen fram till årsmötet.
Önskar föreningen genomföra årsmötet digitalt är där flera saker att tänka på. Det är viktigt att föreningen väljer ett webbalternativför mötet, gärna ett digitalt mötessystem, som är säkert och som de som ska leda mötet känner sig trygga med. För årsmöten som genomförs digitalt rekommenderas att en person leder mötesförhandlingarna, är mötesordförande, och att en annan person hanterar mötestekniken, kör årsmötet digitalt.
Saker som är viktigt att tänka på:
Innan mötet
- De medlemmar som vill lämna förslag till årsmötet får göra det enligt vad som anges i stadgarna. Detta kan ske när som helst under året.
- Styrelsen kallar medlemmarna till årsmöte i den tid som anges i stadgarna. Om mötet genomförs digitalt ska det också tydligt anges i kallelsen.
- För att mötessystemet ska kunna användas måste alla medlemmar och eventuellt övriga som får delta i mötet anmäla sig till årsmötet en viss tid innan. Detta för att föreningen ska kunna skicka inloggningsuppgifter till deltagarna.
- Alla handlingar ska finnas tillgängliga för medlemmarna i den tid och på det sätt som anges i stadgarna. Det är endast de punkter som finns med på dagordningen som ska behandlas på årsmötet.
- Vid digitala årsmöten är det särskilt viktigt att de som ska föredra de olika ärendena vid årsmötet är förberedda och att mötesordföranden vet vem det är som föredrar vilket ärende.
- Valberedningen eller styrelsen behöver innan årsmötet tillfråga en sekreterare för mötet.
- Om mötet genomförs digitalt bör inloggningsuppgifter tillsammans med information om mötessystemet skickas till medlemmarna innan mötet. Framför allt större föreningar kan också överväga att genomföra en digital utbildning och/eller ett testtillfälle.
Vid mötet
- Innan ett digitalt årsmöte öppnar är det bra om till exempel den som kör mötessystemet enkelt går igenom hur mötessystemet fungerar. Det är också bra om den som kör mötet kan vara tillgänglig i en chatt eller via mejl för den medlem som under mötet får svårt att hantera systemet.
- Det är, som alltid, viktigt att dagordningen följs och det är särskilt viktigt vid digitala årsmöten. Det är också bra om mötesordföranden leder mötet i ett inte alltför högt tempo för att alla medlemmar ska kunna följa med både i innehåll och teknik.Vid nya moment, till exempel röstning, är det en fördel om den som kör mötessystemet går in och påminner om hur de olika funktionerna i mötessystemet används.
- Om föreningen vill spela in årsmötet är det viktigt att alla medlemmar informeras om det innan årsmötet. Inspelningen bör därefter användas klokt och ersätter inte det skriftliga protokollet.
Efter mötet
- Tacka alla medverkande.
- Se till att årsmötesprotokoll upprättas och skrivs under av mötesordförande, sekreterare och protokollsjusterare för mötet.
- Publicera eller på annat sätt offentliggör protokollet för föreningens medlemmar.
Om föreningen behöver hjälp med sitt årsmöte kan ABF-avdelningensom förening tillhör vara en resurs.