Möten i Föreningen

Mötestekniken är något man måste lära sig. Och det är en hel del att lära om man vill behärska mötesteknikens minsta skrymsle. Men det är oftast tillräckligt om man kan några enkla regler för hur ett möte genomförs. Ändå tycker en del att mötestekniken är skrämmande. De tror att den är till för att ge de mötesvana ett övertag över de ovana. De blir tveksamma till att yttra sig på ett möte för att de kanske inte gör det på rätt sätt. Mötestekniken uppfattas som ett hinder för inflytande.

Det finns olika syften med mötesreglerna. Ett är att det ska råda ordning och reda på mötet: ämnena ska behandlas ett i taget, inte alla på en gång. Ett annat syfte är att det ska bli ett resultat av diskussionen, man ska komma fram till ett beslut. Även om beslutet blir att skjuta upp frågan och ta upp den nästa gång.

Ett ytterligare syfte är att se till att alla ska få yttra sig (men inte hur länge som helst) utan att riskera att bli avbrutna.

Mötet ska inte domineras av dem som talar högst eller mest. Det är också meningen att de beslut man fattar på mötet ska stödjas av majoriteten av dem som deltar . Därför behöver man rösta om beslut ibland.

På styrelsemötet deltar de som ingår i styrelsen.
Styrelsen brukar träffas ganska ofta, kanske varannan vecka.
På mötena ser man till att de beslut som tagits på medlemsmötena verkligen genomförs.
Styrelsen kan också behöva förbereda ett kommande medlemsmöte.
Man hanterar också de löpande ärenden som föreningen har. Exempelvis kan det vara lämpligt att kassören lämnar en liten rapport om den aktuella ekonomin.
Styrelsemötena är ofta rätt korta.
I en styrelse känner ledamöterna varandra väl och det brukar råda en avspänd stämning där alla har lätt att tala med varandra.
Det finns ändå skäl att hålla på mötesreglerna.
Kom ihåg att det ska finnas dagordning och protokoll och att särskilt protokollen som skrivs ingår i den historia som föreningen håller på att skapa!

Hur ofta medlemsmöten inträffar varierar mycket. I vissa föreningar kan de förekomma varje månad, i andra några gånger om året. Det beror på hur mycket verksamhet föreningen har och hur många beslut som måste fattas.
Hit är alla medlemmar välkomna. Här har styrelsen en möjlighet att fånga upp medlemmarnas önskemål och medlemmarna fattar beslut som styrelsen sedan ska se till blir verkställda.

Det är viktigt att medlemmarna tycker att det att lockande att gå på medlemsmötena. Det ska finnas med något på dagordningen (som skickas ut i förväg) som de är intresserade av, vill diskutera och ta ställning till. Det är bra om deltagarna vet på ett ungefär hur länge mötet håller på. Ange gärna på kallelsen hur lång tid mötet beräknas ta.

Kom ihåg att det inte är många som gillar maratonmöten! Ofta förekommer att man förenar mötet med någon gemensam aktivitet efteråt, till exempel lite mat och dryck eller ett kort kulturinslag, eller tar paus mitt i mötet för kaffe eller te.

Årsmötet äger rum en gång om året och är föreningens viktigaste möte.
Till årsmötet ska styrelsen redovisa sin årsberättelse (en framställning över vad som hänt i föreningen under det gångna året) och revisorerna sin revisionsberättelse.
Dessa bör sändas ut till medlemmarna i samband med att kallelsen skickas ut.
En del föreningar har i sina stadgar något om i hur god tid kallelsen till årsmötet ska skickas.
Även om föreningen saknar en sådan punkt i stadgarna måste kallelse och årsberättelse gå ut i så god tid att medlemmarna hinner planera för mötet, helst ett par veckor innan mötet ska äga rum.

På årsmötet väljs ny styrelse, revisorer och valberedning. Man diskuterar också den framtida verksamheten. Behöver föreningen ändra sina stadgar eller sitt mål är det också en sak för årsmötet (i föreningens stadgar bör det stå hur man ändrar stadgar eller mål, exempelvis att ändringarna måste tas av två medlemsmöten med en majoritet av rösterna).

Dagordningen för årsmötet är ofta densamma år efter år. En del föreningar har till och med valt att ta med årsmötets dagordning i sina stadgar.

Ett öppet möte är ett möte som man har för allmänheten, dvs. inte bara föreningens medlemmar är välkomna. Anledningen kan vara att man vill informera om sin verksamhet, berätta hur föreningen försökt lösa ett lokalt problem (till exempel en trafikfråga), skapa opinion i någon fråga eller värva flera medlemmar. Ofta har man flera av dessa syften samtidigt. Om mötet hålls i anslutning till något evenemang en utställning, en konsert – eller med en intressant inbjuden förelä- sare kan det samla många deltagare.

Inför ett öppet möte bör man förbereda sig så att föreningen framstår i all sin glans för omvärlden. Vill ni värva medlemmar, tänk på att ha ett skriftligt informationsmaterial som folk kan ta med sig och att det där klart framgår hur man blir medlem. Naturligtvis bör man även här berätta lite om vad föreningen gör.

Ett beslut om ett öppet möte kan man ta på ett medlemsmöte. Det är bra om så många som möjligt av medlemmarna får vara med och förbereda det öppna mötet.