Styrelse och medlemmar

Det är ordföranden som har det största ansvaret för att arbetet fungerar som det är tänkt. Han eller hon är föreningens ledare. Det finns många typer av ledare och flera kan fungera väl i en förening. Det är inte alls säkert att den självklare ordföranden är någon som har lätt för att föra talan eller dominera över andra. En viktig egenskap är förmågan att lyssna och praktiskt se till så att alla medlemmar får komma till tals.

Vad ska en ordförande kunna?
Det är nödvändigt att ordföranden kan hantera den mötesteknik som används i nästan alla föreningar. Detta för att det är ordföranden som ofta – men inte alltid – sitter som ordförande på de möten som styrelsen eller hela föreningen har.
Ordföranden är också ansvarig för att det går ut kallelser till mötena, att det finns en dagordning och att det skrivs protokoll från mötena. Det innebär inte att ordföranden gör jobbet själv. Sekreteraren är den som skriver protokollen, ofta även dagordning och kallelse.
Ett vanligt problem i föreningar är att de som valts till posterna i styrelsen gör allting själva, medan andra medlemmar i föreningen mest är passiva. Här är ordförandens inställning mycket viktig. Han eller hon ska kunna fördela arbetsuppgifter och även samla in idéer från medlemmarna. Ordföranden ska ha en dialog med medlemmar och vara den som vägleder föreningen i dess arbete framåt.

I många föreningar väljer man en vice ordförande som kan rycka in då ordföranden har förhinder.

Sekreteraren har till uppgift att hålla ordning på föreningens dokument och framförallt att skriva protokoll från möten. läs mer om Protokollet framöver.

De flesta aktiviteter som människor kan syssla med innefattar förr eller senare pengar. Även en liten förening, som inte har några anställda, inte hyr någon lokal och har små utgifter och intäkter, måste redan från början se allvarligt på sina ekonomiska frågor.

Det finns många exempel på intressant föreningsverksamhet som har stött på problem på grund av slarv med pengar och ekonomiska trassel. Kassören är vanligtvis firmatecknare tillsammans med ordföranden och har ansvar för föreningens ekonomi, att hålla koll på tillgångarna och kontrollera in- och utbetalningar. Kassören för en ordnad bokföring, där varje transaktion förses med en verifikation. Bokföringen sköts vanligtvis med hjälp av ett bokföringsprogram i datorn. Det är viktigt att kassören har kunskap om bokföring och kan hantera ett enkelt bokföringsprogram, särskilt om föreningen betalar ut lön eller annan ersättning och därmed är bokföringsskyldig enligt lag. Kassören bör även upprätta en budget för föreningens verksamhet under året, baserad på styrelsens planer för det kommande året, för att få ordning på ekonomin.

Föreningens ekonomi ska redovisas så tydligt att den kan granskas av en utomstående, en revisor. Detta är en post som väljs på föreningens årsmöte. Ofta väljer man två revisorer med suppleanter.

Revisorerna är då ett par av föreningens medlemmar. Det bästa är om revisorerna har en oberoende roll i förhållande till styrelsen. Det ska inte kunna uppstå någon misstanke om jäv, dvs. att revisorerna går styrelsens eller kassörens ärenden. Den som tänker närmare efter inser snart att det ligger i föreningens intresse att ekonomin granskas och att medlemmarna kan lita på styrelsens förmåga att hantera ekonomin.

På föreningens årsmöte ska revisorerna lämna en så kallad revisionsberättelse. I den ger revisorerna information om styrelsens och det egna arbetet under året. De tillstyrker eller avstyrker ansvarsfrihet för styrelsen som har lett föreningen. Om ekonomin är i ordning ger man styrelsen ansvarsfrihet.

I vissa föreningar, där det finns ett behov av att utbilda medlemmarna, brukar man utse en särskild studieorganisatör.
Denna person har till uppgift att organisera utbildningarna, vara kontaktperson till det studieförbund som föreningen eventuellt samarbetar med och sist men inte minst försöka engagera medlemmarna att delta i studiecirklar och kurser.
Studieorganisatör är ingen obligatorisk förtroendepost i en förening, utan kan väljas om den behövs. Men utbildningsfrågor kan också klaras av styrelsen gemensamt.

Till styrelseposterna väljs suppleanter. Det kan hända – och händer ofta- att någon av de ordinarie ledamöterna i styrelsen inte kan närvara och då deltar suppleanten i stället. Normalt kallas suppleanterna till styrelsemöten, även om ingen ordinarie styrelsemedlem är frånvarande. Det är förstås bara en fördel om suppleanterna är insatta i styrelsens arbete och kan följa det regelbundet. När styrelsen röstar har dock bara den suppleant som verkligen tjänstgör som suppleant rösträtt.

På föreningens årsmöte väljs en valberedning som oftast består av ett par tre personer. Valberedningen har till uppgift att ta fram förslag till ledamöter i en ny styrelse, samt förslag till nya revisorer och ny valberedning, till kommande årsmöte. I de flesta föreningar konstruerar man styrelsen så att den första gången består av några som är valda på ett år, andra som väljs för två år. Då behöver man inte välja en helt ny styrelse varje år. Några personer har ett år kvar när de nya kom- mer till, och det blir ett naturligt sammanhang mellan den nya och den gamla styrelsens arbete.
Valberedningens arbete är som mest intensivt närmast före års- mötet, men den bör tänka mera långsiktigt och vara ute i god tid. De ledamöter som föreslås ska förstås vara pålitliga och kunniga personer som valberedningen bedömer kan göra en bra insats för föreningen. När valberedningen föreslår namn, kan den också tänka på att de föreslagna personerna fungerar bra tillsammans. De som föreslås på årsmötet bör vara tillfrågade i förväg.