Ordförande (och vice ordförande)

Ordföranden är den som leder styrelsens arbete och fungerar som föreningens ansikte utåt. Hen kallar till möten, håller ordning på dagordningen och ser till att besluten följs upp. Ordföranden ska skapa en bra samarbetsanda i styrelsen och se till att alla kommer till tals. Vice ordförande är ställföreträdare och hoppar in när ordföranden inte kan.

Sekreterare (och vice sekreterare)

Sekreteraren har ansvar för att dokumentera det som händer i föreningen. Hen skriver protokoll under möten, håller ordning på viktiga papper och ser till att beslut skrivs ner korrekt. Vice sekreteraren hjälper till eller ersätter vid behov.

Kassör

Kassören har hand om föreningens ekonomi. Det innebär att hålla koll på inkomster och utgifter, betala räkningar, bokföra och ibland söka bidrag. Kassören gör även en ekonomisk rapport till årsmötet och föreslår budget inför kommande år.

Ledamot/Ledamöter

Ledamöterna är valda medlemmar i styrelsen som är med och fattar beslut. De har inga särskilda uppdrag men deltar i möten, diskussioner och planering. De kan också få ansvar för specifika frågor eller projekt, beroende på föreningens behov.

Suppleanter

Suppleanterna är ersättare i styrelsen. De kallas in om någon ordinarie ledamot inte kan delta på ett möte. I vissa föreningar deltar suppleanterna alltid på möten men har bara rösträtt när de ersätter någon. Syftet är att de ska vara insatta och kunna ta över vid behov.

Hur årsmötet går till och vilka punkter som ska tas upp styrs av era stadgar. Där står också tidsramar för kallelse, dagordning och motioner, så att era medlemmar kan förbereda sig och lämna egna förslag.

Styrelsen ansvarar för att kalla till årsmöte i god tid, ofta minst 2–4 veckor före. Kallelsen ska innehålla datum, tid, plats (eller länk vid digitalt möte), samt förslag på dagordning. Innan mötet ska medlemmarna även få verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse, revisionsberättelse, förslag på verksamhetsplan och budget.

Inför årsmötet skriver styrelsen en sammanfattning av föregående års verksamhet och ekonomi, samt en planering för kommande år. Revisorn granskar underlagen innan mötet. På så sätt får medlemmarna en tydlig bild av hur föreningen sköts och möjlighet att fatta välgrundade beslut.

Verksamhetsplan

Verksamhetsplanen är framåtblickande och beskriver vad föreningen vill uppnå under det kommande året. Den ska vara realistisk och förankrad bland medlemmarna.

Exempel: ”Nästa år planerar vi att arrangera fyra konserter, starta en ledarutbildning och fortsätta arbeta med inkludering av nya medlemmar.”

Verksamhetsberättelse

Verksamhetsberättelsen är en redovisning av året som gått. Den beskriver:

• Vilka aktiviteter som har genomförts.
• Hur målen har uppnåtts.
• Eventuella utmaningar och framgångar.

Exempel: ”Under året arrangerade föreningen tre workshops, deltog i två festivaler och startade en ungdomssektion. Samarbetet med grannföreningen utvecklades positivt.”

Inför mötet skickas en kallelse och dagordning ut, oftast av ordföranden. Där framgår tid, plats och vilka frågor som ska behandlas. Ledamöter kan i förväg föreslå fler punkter. På mötet leder ordföranden diskussionerna, men alla bör vara aktiva och hjälpas åt så att alla får komma till tals. Glöm inte fika – det skapar bra stämning!

Ett protokoll ska alltid skrivas av sekreteraren utifrån dagordningen. Där antecknas beslut och vem som ansvarar för vad. Protokollet justeras efter mötet av vald justerare och undertecknas av mötesordföranden och justeraren. På så sätt blir besluten tydliga och kan sparas för framtiden.