ABF Sörmlands kvalitetsarbete
Såhär arbetar vi för att säkra kvalitén på vår verksamhet
ABF Sörmland kvalitetssäkrar verksamheten för att deltagare och samarbetsorganisationer ska kunna lita på att våra studiecirklar och kulturarrangemang håller hög kvalitet, genomförs på rätt sätt och gör verklig nytta. Det handlar om att värna folkbildningens trovärdighet, säkerställa att vi följer villkor för statsbidrag och att våra resurser används ansvarsfullt. Därför arbetar vi systematiskt med uppföljning, utbildning och kontroller – så att verksamheten blir trygg, transparent och så bra som möjligt för alla som deltar.
Så arbetar vi systematiskt med kvalitet
Kvalitetsarbetet är en del av det löpande arbetet – från planering och stöd till ledare, till uppföljning och kontroll under pågående verksamhet. Vi kombinerar dokumentation i våra system med dialog, utbildningsinsatser och kontroller som både kan vara slumpmässiga och riskbaserade.
Roller och ansvar i kvalitetsarbetet
Kvalitetsarbetet sker både lokalt och centralt. Lokalt följer vi upp, dokumenterar, genomför kontroller och stöttar ledare och arrangörer. Centralt finns funktioner som tar fram gemensamma rutiner, gör övergripande stickprov och bidrar med analysstöd, metodutveckling och återkoppling.
Planering och arrangörskap dokumenteras i kontaktlogg
En viktig grund i kvalitetsarbetet är att ABF Sörmlands delaktighet i planering och uppföljning syns och går att följa. Planeringen dokumenteras i en intern kontaktlogg (t.ex. syfte, innehåll, upplägg, ansvar, lokaler och stödinsatser). Det gör verksamheten spårbar och tydlig – både för oss och vid eventuell granskning.
Insamling av kontaktuppgifter
För att kunna följa upp verksamhet, kommunicera med deltagare och säkerställa att uppgifter stämmer behöver vi korrekta kontaktuppgifter. Det gäller deltagare, cirkelledare och i kulturverksamhet även artister/medverkande. Kontaktuppgifter är en del av underlaget vid uppföljning och kontroll, och bidrar till ordning, trygghet och kvalitet. Med kontaktuppgifter avses en korrekt postadress, telefonnummer OCH en e-postadress.
Närvarorapportering och arbetsplan
Kvalitetsarbetet handlar också om att närvarolistor ska vara korrekt ifyllda och att arbetsplanen är tydlig och lätt att förstå. Detta för att rapporteringen ska spegla verkligheten. Det minskar risken för fel och gör det enklare att ge rätt stöd där det behövs.
Avgränsningar och gränsdragning
Alla idéer passar inte inom den statsbidragsfinansierade folkbildningen. Därför arbetar vi med tydliga avgränsningar: vi bedömer innehåll, upplägg och syfte så att verksamheten ligger inom ramen för de regler och villkor som Folkbildningsrådet har tagit fram och i linje med ABFs värdegrund. I “gränsfall” behöver det vara extra tydligt dokumenterat varför verksamheten ska rapporteras och hur villkoren uppfylls.
Stickprov och internkontroll
Vi gör löpande stickprov för att kontrollera att verksamhet genomförs som planerat och rapporteras korrekt. Stickprov kan vara slumpmässiga eller riskbaserade, och genomförs både lokalt och centralt. Resultatet dokumenteras och följs upp med dialog och åtgärder vid behov.
Riskbaserad uppföljning
Utöver slumpmässiga kontroller riktar vi uppföljning mot områden där risken för fel kan vara större – till exempel utifrån mönster i verksamheten, tidigare erfarenheter eller indikatorer som tyder på att något behöver kontrolleras närmare. Det gör kvalitetsarbetet mer träffsäkert och hjälper oss att använda tiden där den gör mest nytta.
Utbildning och stöd till cirkelledare
En central del av kvalitetsarbetet är att cirkelledare får rätt förutsättningar. Nya ledare får introduktion i ABF:s uppdrag, värdegrund och rutiner, inklusive administration och vad som gäller för statsbidragsfinansierad verksamhet. Vi erbjuder också grundläggande cirkelledarutbildning och fortlöpande stöd – både för att stärka ledarrollen och för att säkerställa kvalitet i genomförandet.
Oanmälda besök i verksamheten
Vi genomför oanmälda besök för att få en verklighetsnära bild av hur verksamheten fungerar i praktiken. Besöken kan göras i olika verksamhetsformer och prioriteras ofta där vi ser riskindikatorer, men kan också vara slumpmässiga. Besöken dokumenteras och används för att kvalitetssäkra, ge stöd och vid behov korrigera brister.
Återkoppling, åtgärder och förbättringar
När vi upptäcker brister arbetar vi i första hand med dialog, stöd och rättning. Det kan handla om kompletteringar i dokumentation, förtydliganden i planering, utbildningsinsatser eller tätare uppföljning. Kvalitetsarbetet ska leda till förbättringar – inte bara kontroll – så att verksamheten utvecklas över tid.
Transparens och trygghet för deltagare och samarbetspartners
Genom tydliga rutiner, dokumentation och uppföljning skapar vi en tryggare och mer pålitlig verksamhet. Deltagare ska känna att de får en seriös, väl genomförd folkbildningsupplevelse, och samarbetspartners ska veta vad ABF Sörmland ansvarar för och hur vi säkerställer kvalitet.